Mielikuva arkistosta lienee usein ummehtuneelta tuoksahtava tila, jossa säilytetään vanhoja asiakirjoja. Sähköisellä puolella taas sana arkisto esiintyy monissa ohjelmistoissa yleisesti sellaisena tallennussijaintina, jonne tallennetaan esimerkiksi käsitellyt toimeksiannot. Sähköpostissa ja WhatsAppissa on ”arkisto”. Arkisto mielletään paikaksi, jossa säilytetään asiakirjoja tai tietoja varalta, säilyttämisen vuoksi.
Arkisto tarkoittaa myös asiakirjojen ja tietojen kokonaisuutta sekä arkisto-organisaatiota, ja arkiston tilallisuuskin on moninainen käsite. Työpisteellä oleva asiakirjoja sisältävä kaappi on käsiarkisto; toisaalta taas esimerkiksi sähköpostin arkisto ei ole kelvollinen sähköinen arkisto.
Arkistoinnin käsite on tällä hetkellä hieman veteen piirretty viiva, koska voimassa oleva arkistolaki on osittain päällekkäinen uuden tiedonhallintalain kanssa. Tiedonhallintalain käsite arkistointi tarkoittaa samaa kuin arkistolain käsite pysyvä säilyttäminen. Termeissä ollaan siis menossa kohti sitä suuntaa, että asiakirja tai tieto arkistoidaan vain siinä tapauksessa, että se säilytetään pysyvästi aktiivisen käyttönsä jälkeen. Arkistointivaihe ei koske määräajan säilytettäviä asiakirjoja, koska ne tuhotaan säilytysajan tullessa täyteen. Tämänhetkisessä arkistolain mukaan taas asiakirja arkistoidaan jo siinä vaiheessa, kun se liitetään osaksi (viranomaisen) tietoaineistoa tai -varantoa eli asiakirja on osa arkistoa heti syntymis- tai saapumishetkestään lähtien. Arkistointi koskee siis myös määräaikaisesti säilytettävää aineistoa. Kunhan arkistolain uudistus saadaan loppuun, tämä arkistointi-termin kahden merkityksen ero poistunee ja siirrytään käyttämään sitä tiedonhallintalain merkityksessä. Tällöin lähennytään myös englannin termejä archiving ja records management.
Arkistointi on osa tiedonhallintaa, ja arkistoinnin onnistumiseksi on koko tiedonhallinnan oltava suunnitelmallista. Laadukas tiedonhallinta takaa tietojen saatavuuden, löytämisen ja mahdollisuuden hyödyntää niitä koko tiedon elinkaaren ajan. Arkistointi on (uuden termistön mukaan) se osa tiedonhallintaa, kun tiedon säilytysaika aktiivisen käytön vuoksi päättyy ja pitää tietää, tuhotaanko tieto vai säilytetäänkö se pysyvästi. Pysyvään säilyttämiseen soveltuva fyysinen tai sähköinen arkistotila, säilytysmuodon valinta, aineiston arvonmääritys ja siihen liittyvät (viranomaisia koskevat) Kansallisarkiston seulontapäätökset ovat arkistointiin liittyviä seikkoja, jotka on otettava huomioon tiedonhallinnan kokonaisuuden suunnittelussa.
Arkistoinnin tarkoituksena ei siis ole kerätä arkistotilaan säilytykseen kaikkea mahdollista eikä arkistoitavaa materiaalia päätetä summamutikassa. Aiheen asiantuntijaviranomainen on Kansallisarkisto ja (myös muissa kuin viranomais)organisaatioissa on toivottavasti omat tiedonhallinnan ja arkistoinnin asiantuntijansa. Kuitenkin arkistointi on osa tiedonhallinnan kokonaisuutta, joka läpileikkaa koko organisaation eli tarvitaan tiedonhallinnan ja arkistoinnin yhteneväiset käytännöt ja ohjeet, jotta arkistoitavaksi päätyy kaikki tarpeellinen tieto mutta ei mitään ylimääräistä.
Kerään myöhempään blogikirjoitukseen tietopaketin ei-julkisten organisaatioiden tiedonhallinnan eroista ja yhtäläisyyksistä verrattuna viranomaisen tiedonhallintaan. Nyt toivottelen mukavaa syyskuun alkua!
-Hanna