Tällä kertaa käsittelen lyhyesti historiallisesti arvokkaita asiakirjoja.
Ennen vuotta 1920 syntyneet asiakirjat ovat sen verran harvinaisia, että pelkkä ikä riittää tekemään niistä kaikista historiallisesti arvokkaita.
Muissa tapauksissa asiakirjan pysyvän säilyttämisen tarve syntyy siitä, että sen tietosisältö, fyysinen ilmiasu tai molemmat katsotaan tarpeeksi merkittäväksi tuleville sukupolville. Historiallisesti arvokkaat asiakirjat eivät ole vain niitä, jotka ovat periytyneet meille edellisiltä sukupolvilta vaalittavaksi edelleen seuraaville sukupolville. Niitä syntyy myös tässä ajassa ja tulevaisuudessa.
Asiakirjan tietosisällön ollessa yhteiskunnallisesti merkittävää tai sen sisältäessä tutkimukselle olennaista tietoa kuuluu asiakirjatyyppi pysyvästi säilytettävien listalle.
Asiakirjan analoginen eli ei-sähköinen, esimerkiksi paperimuotoinen ilmiasu on pysyvästi säilytettävä, jos se on tarpeeksi hyväkuntoinen sitä varten ja jos jokin muu Kansallisarkiston määrittelemistä esimerkiksi materiaaleihin liittyvistä kriteereistä täyttyy. Toisinaan esimerkiksi materiaaliset ominaisuudet tekevät asiakirjasta pysyvästi säilytettävän sen vuoksi, että ne kertovat jotain olennaista esimerkiksi arkistoinnin historiasta.
Suuressa kuvassa kyse on kansallisesta asiakirjallisesta mutta myös esineellisestä kulttuuriperinnöstä, jota on tarve vaalia ja suojella. Historiallisesti arvokkaita asiakirjoja on sekä eri tyyppisissä arkistoissa että museoiden kokoelmissa.
Museon kokoelmaan valitut kaikki esineet ovat arkistotermein pysyvästi säilytettäviä ja esinekohtainen karsinta tehdään jo siinä vaiheessa, kun esine olisi tulossa osaksi museon kokoelmaa. Jos se ei sovi museon kokoelmapolitiikkaan, sitä ei oteta museoon ollenkaan, mutta jos se sopii, se säilytetään pysyvästi.
Arkistoissa asiakirjoja syntyy ja saapuu koko ajan. Vain harvat asiakirjat hävitetään heti. Suurin osa asiakirjoista säilytetään jonkin määräajan verran, ja vain aika pieni osa jatkaa historiallisen merkityksensä ansiosta pysyvään säilytykseen varsinaisen käyttötarkoituksensa jälkeen.
Viranomaisia ohjeistetaan historialliseti arvokkaan aineiston hallinnassa, mutta miten yhdistys tai yritys voi soveltaa tällaisen aineiston tunnistamiseen littyviä ja muita ohjeita? Yhdistysten ja pk-yritysten arkistoissa voi olla sekä viranomaisen arkiston että museon kokoelman piirteitä, jos aineisto sisältää vanhoja asiakirjoja. Kaikilla yhdistyksillä ja yrityksillä syntyy nyt ja tulevaisuudessa historiallisesti arvokasta asiakirja-aineistoa, joka kertoo merkittäviä asioita tutkijoille aikansa elinkeinoelämästaä ja muusta arjesta. Koulutusaihekyselyni vastauksissa näkyy yhtenä teemana huoli siitä, miten yhdistyksen tai yrityksen vanhan aineiston saa säilymään yhä – ja toisaalta epävarmuus siitä, mitä asiakirjoja saa hävittää ja mitä pitää säilyttää pysyvästi.
Niinpä valmistelen koulutusta, jossa kerron, miten opit hoitamaan yhdistyksen tai pk-yrityksen arkistoa niin, että osaat säilyttää historialliset aineistot luotettavasti sekä tunnistaa tämän ajan arvokkaat aineistot tulevia sukupolvia varten. Haluaisitko tarkempaa tietoa tämän koulutuksen ennakkotarjouksesta? Lähetän tietoa koulutuksen odotuslistalle ilmoittautuneille.
Ja kesäkuun aikana lähetän odotuslistalaisille aiheeseen liittyvän lahjan. Napsauta tästä tai alla olevaa painiketta, niin pääset ilmoittautumaan mukaan odotuslistalle!
Jos haluat olla mukana muodostamassa maksuttoman lahjan sisältöä, vastaa yhteen kysymykseen viimeistään perjantaina 14.6.2024 napsauttamalla tästä tai alla olevaa painiketta.
Kaunista kesäkuun jatkoa!
-Hanna
